Olá, seja bem-vindo(a) ao procedimento que irá te auxiliar na criação e edição de novos formulários criados no painel administrativo do Worksphere.

ÍNDICE




Criando um formulário


Passo 1: Vamos começar com a criação de um formulário, para isso, realize o acesso ao Worksphere utilizando seu usuário e senha. No menu a esquerda, encontre a opção "Formulários" e selecione a opção "Criar novo formulário" como na imagem abaixo:

 


























Passo 2: Após selecionar a opção de "Criar novo formulário" será possível acessar a tela abaixo, com campos a serem preenchidos


Título: É a identificação do seu formulário, um nome que identifica seu assunto;

Descrição: É o campo que será preenchido com informações sobre o formulário, quais informações ele trás


Descendo nossa página teremos mais alguns campos, observe abaixo:


  1. Data de publicação - A partir de quando este formulário estará disponível, um campo obrigatório a ser preenchido.
  2. Data de término - A data que esta publicação deixará de ser mostrada, um campo não obrigatório a ser preenchido.
  3. Recorrencia- Este campo determina a quantidade de vezes que este formulário aparece em tela para ser respondido, clicando no campo temos as opções como abaixo:
    1. Permanente: O formulário irá aparecer sempre e é possível responder ao questionário várias vezes;
    2. Diária: O formulário é apresentado uma vez ao dia para resposta;
    3. Diária, exceto final de semana: Parecida com a opção anterior, mas considerando apenas dias da semana;
    4. Semanal: O formulário é apresentado uma vez por semana para ser respondido;
    5. Mensal: O formulário é apresentado uma vez por mês para ser respondido;
    6. Sem recorrência: O formulário é apresentado apenas uma unica vez para ser respondido;

  4. Obrigatório - Opção de controle das resposta, indicando se este formulário é ou não obrigatório ao seu colaborador;
  5. Exibir na home- Possibilidade de deixar o formulário na tela inicial do app
    1. Nao enviar
    2. Enviar quantidade definida (habilitará um campo para definir a quantidade)
    3. Enviar tudo

  6. Historico e-mail feedback - Histórico de respostas enviadas junto ao e-mail, caso selecionado no feedback
  7. Status do formulário - "Ativo" ou "Inativo". Esta função impede que o questionário seja respondido se a opção inativo for a selecionada;
  8. Permissão de Visualização- Selecione quem poderá visualizar o formulário. Opções:
    1. Todos os usuários de todos os grupos podem visualizar
    2. Somente os usuários dos grupos abaixo podem visualizar Habilitará uma seleção dos grupos desejados)
    3. Todos os usuários exceto os dos grupos abaixo podem visualizar (Habilitará uma seleção dos grupos desejados)




Após realizar todas as alterações clique no botão "Salvar e Criar perguntas", você será direcionado a tela de edição de seu formulário, e a criação das perguntas propriamente ditas.



Detalhes


A primeira parte da tela é apresentada como em nossa tela de criação, porém agora os campos já vem preenchidos com os dados anteriormente preenchidos, portanto a aba "DETALHES", será para visualizar ou editar os dados de configuração do formulário;



Perguntas



Ao selecionar a guia "PERGUNTAS" seremos direcionados a tela abaixo, no qual temos a possibilidade de criação das questões de nosso formulário: 

A aba "Perguntas" só pode ser editada se o formário não tiver respostas. Caso os usuários já tenham interagido, a aba "Perguntas" servirá apenas para consulta.



Por padrão já haverá uma pergunta para usar editar e entender a dinamica do formulário. O preenchimento funciona da seguinte forma:


Botão lixeira: Remove a pergunta do formulário


Setas de direção: Use para subir ou descer a noticia na ordem do formário.


Titulo (opcional): Defina um titulo para sua pergunta.


Tipo de pergunta: Selecione o formato de pergunta.


As opções são:

  • Opção Múltipla escolha - Nesta tipo de resposta, é possível selecionar apenas uma opção, e elas são exibidas desta forma:

  • Caixas de seleção qualquer - Neste tipo de resposta é possível selecionar uma ou mais opções em sua resposta e qualquer uma delas pode ser a correta, é exibida da seguinte forma:


  • Caixas de seleção exatamente - Neste tipo de resposta é possível selecionar uma ou mais opções em sua resposta no entanto apenas uma delas será definida como a correta, é exibida da seguinte forma:


  • Lista suspensa - Nesta tipo de resposta, é possível selecionar apenas uma opção, e elas são exibidas desta forma:


  • Texto - É exibida uma caixa de texto, em que o colaborador responde a pergunta escrevendo a resposta que gostaria


  • Sim ou não - Aparecem as opções de Sim ou Não como possíveis respostas as perguntas




Obrigatoriedade: Defina se a pergunta será obrigatória ou opcional.



Nova pergunta: Adicione novas perguntas usando o botão no fim do formulário:



Agora que sabemos as configurações possíveis em nossas Perguntas vamos verificar as opções possíveis para as respostas, abaixo:


  • Opção de "certo" -  Serve para que você selecione a opção (ou as opções) de resposta certa para a questão que esta fazendo.
    Ao selecionar essa opção você está indicando qual a resposta correta, ou esperada de maneira positiva, para a pergunta
    Ao selecionar a opção de resposta você tem uma sinalização em verde da resposta marcada como a correta.

  • Setas "para cima" e "para baixo" podem ser utilizadas para trocar de lugar as opções de resposta
    É possível troca-las de lugar dentro de sua pergunta, não sendo necessário reescrever a resposta em uma outra opção.


  • Botão de lixeira: Serve para excluir uma opção de resposta


Após realizar todas as escolhas e alterações que compõem seu formulário clique no botão "Salvar Perguntas" para salvar todas as alterações realizadas.



Feedback


Após a criação das perguntas em seu formulário, a ultima etapa para finalizarmos é a etapa de "FEEDBACK" em nossa terceira guia, que são as informações que irão aparecer ao colaborador após o envio das respostas dele através do aplicativo. Hoje, existem dois tipos de Feedback: Único e Multiplo.


Único


Feedback Único - Para todos os colaboradores que responderem será enviada a mesma mensagem em seu questionário. No campo de edição é possível colocar a mensagem de feedback de sua escolha.


É possível também configurar o disparo de e-mails após o envio da resposta do colaboradores, para isso marcamos a opção logo abaixo da caixa de texto do formulário que vem por padrão já marcada como "Não":


Após marcamos a opção como "Sim" serão exibidos os grupos para qual desejamos enviar um e-mail com os dados de resposta do colaborador, e todos os membros do grupo recebem esta notificação:


Após realizar a alteração, clique no botão "Salvar Feedback" para salvar as alterações realizadas no campo com a mensagem escolhida por você.



Múltiplo


A opção "Múltiplo" onde para cada porcentagem de acertos ou erros são programadas mensagens diferentes a serem mostradas aos colaboradores após o envio das respostas do questionário pelo aplicativo.



Neste caso, é necessário preencher cada um dos campos com tipos de feedback, e o calculo é feito pela aplicação com base nas respostas corretas e a quantidade de questões que seu questionário possuí, e assim o disparo é realizado:


Para calcular a porcentagem de acerto, você deverá estabelecer os ranges de pontuação. 


  • Selecione a quantidade de feedbacks disponiveis: Pode escolher entre 2 feedbacks ou 3 feedbacks. Isso mudará a percepição o feedback.

    Com 2 feedbacks teremos feedbacks de Certo e Errado.
    Com 3 feedbacks teremos feedbacks de Certo, Meio termo e Errado.

  • Tipo - Selecione o tipo de avalicação: Percentual ou Quantitivo.

    - Feedback Percentual: Ao optar pela opção "Feedback Percentual" teremos uma barra e podemos arrastar os pontos de controle para definir a porcentagem que será considerada para entregar os feedbacks:

    As porcentagens podem ser alteradas de acordo com o tipo de análise, e isso influencia diretamente o gráfico de acertos, como demostramos abaixo usando os mesmos resultados acima:


    - Feedback quantitativo: Ao realizar a troca de tipo para "Feedback quantitativo" temos os mesmos campos a serem manipulados, porém agora trabalhamos com números inteiros:

    A disposição dos valores neste caso só pode ser feita, no campo "máximo" levando em consideração a quantidade de questões disponíveis no formulário que esta sendo editado. No caso acima demonstrado, nosso máximo só pode ser "4 acertos" porque só existem quatro questões disponíveis para serem respondidas.

    Neste caso nosso gráfico é exibido neste formato:

   

Ao definir a quantidade de acertos e erros em seu formulário é possível configurar uma mensagem diferente para cada uma das quantidades de respostas disponíveis (Podendo ser 2 ou 3). 

E para cada uma das respostas, assim como no feedback Único podemos optar por realizar ou não o envio das respostas a determinados  selecionados através do grupo que eles fazem parte.


O primeiro campo considera o campo "Máximo", ou seja, para a maior quantidade de acertos:

*Ao marcar a opção "Enviar email" como "Sim" serão exibidos os grupos para seleção e é para onde as respostas deste campo serão enviadas.



O segundo campo considera a média de respostas, e também podemos selecionar o envio de e-mails para grupo neste caso, ou não:


O terceiro campo, considera a quantidade mais baixa de acertos possíveis ao responder o questionário, e para ele também pode ser configurado o disparo a um determinado grupo para análise das respostas:



Após realizar a alteração, clique no botão "Salvar Feedback" para salvar as alterações realizadas no campo com a mensagem escolhida por você.


Configurações adicionais aos Feedbacks


Além da possibilidade de personalizar suas mensagens é possível também usar palavras chave, que personalizam ainda mais os modelos de feedback, abaixo algumas que você pode utilizar:


%USERNAME% -> Mostra o username do usuário no feedback

%NAME% -> Mostra o nome do usuário no feedback
%EMAIL% -> Mostra o email do usuário no feedback

%DATA_FEEDBACK% -> Mostra a data da resposta do questionário no feedback

%QR_CODE% -> Mostra um qr code no feedback com o nome do usuário e a data da resposta


Por exemplo:


Olá %NAME%


Obrigado por responder a este formulário.



Também é possível inserir links em e-mails ou telefones, para abrir o programa padrão do dispositivo do usuário:


Para e-mail, selecione o texto do e-mail e clique no ícone de corrente



Uma caixa de diálogo vai abrir, nela você deve selecionar a opção E-mail e preencher o campo Endereço E-mail.




Para telefone, selecione o texto do telefone e clique no ícone de corrente



Uma caixa de diálogo vai abrir, nela você deve selecionar a opção Phone e preencher o campo Phone number, com o numero de telefone somente com números



Após inserir os links, quando o usuário visualizar o feedback, ele poderá clicar no e-mail, que abrirá o programa padrão de e-mails do dispositivo do usuário com o endereço já preenchido. Ou ao clicar no número do telefone, e o programa padrão de telefonia do dispositivo do usuário vai abrir com o telefone já preenchido.


Após realizar todas as alterações nos campos pressione o botão "Salvar Feedback" para salvar as alterações em todos os campos com as informações posta por você.


Após salvar todos os dados, seu formulário já está disponível para receber respostas, e é possível também visualizar quais foram as respostas enviadas por cada um dos colaboradores. Clique aqui e acesse o procedimento para conferir as respostas de seu formulário.




O que achou? Este procedimento te ajudou no que precisava?

Em caso de quaisquer dúvidas, saiba que sempre pode contar conosco! :)